Delegowanie zadań - NITRO do rozpędzenia Twojego biznesu

Większość przedsiębiorców na samym początku jest takim trochę człowiekiem-ośmiornicą. Własnymi siłami prowadzi się media społecznościowe, reklamy, pisze artykuły, ogarnia papiery, dba o czystość w miejscu pracy, itd. Zespół kilku/kilkunastu osób ogarnia jeden człowiek 🙂 .

Jak zaczynałem własny biznes, to właśnie byłem takim człowiekiem-ośmiornicą, który pracował od świtu do późnych godzin nocnych. Nawet jak już finansowo zrobiło się całkiem nieźle i spokojnie mogłem ogarnąć niewielki zespół, to chciałem dalej ogarniać w pojedynkę. ”Nikt lepiej ode mnie roboty przecież nie zrobi” - przez takie myślenie zeszło mi się +/- 5 lat nim zacząłem cokolwiek delegować.

Prawda jest taka, że im wcześniej ogarniesz delegowanie zadań i odpowiedzialności w swoim biznesie, tym szybciej zacznie on rosnąć. Pokażę Ci jak wygląda u mnie proces delegowania zadań, dzięki któremu mój biznes (Marketingowe Wsparcie Twojego Biznesu RIKONA) stał się efektywniejszy pod kątem pozyskiwania i obsługi klientów, co oczywiście przełożyło się na wzrost zysków.

Jak wygląda proces delegowania zadań?

”Masz młotek. Gwoździe. Przybij to, do tego” - Teoretyczne proste zadanie, przydziel 10 różnym osobom, a zobaczysz na jak wiele sposobów może zostać wykonane 🙂 . Nim powierzysz jakiekolwiek zadanie do wykonania, musisz upewnić się, że zostanie wykonane według prostej procedury.

Krok pierwszy: Stwórz instrukcję wykonania zadania

Instrukcja musi być prosta, zwięzła i precyzyjnie określać czynności które należy wykonać, aby wykonanie zadania spełniło standardy Twojej firmy. Jak pracownik przejdzie przez nią punkt po punkcie, to masz 100% pewności, że zadanie zostało wykonane prawidłowo.

Przykładowa procedura ogarniania kawy szefunciowi:

1. Nalać 0,4l wody do czajnika.
2. Włączyć czajnik.
3. Wyjąć dowolny kubek (kubki znajdują się w szafie nad zlewem).
4. Wsypać 2 płaskie łyżeczki kawy rozpuszczalnej Nescafe do kubka (kawa stoi w szafce nad czajnikiem).
5. Gdy woda się zagotuje, zalać kubek wrzątkiem na ok 8/10 wysokości.
6. Wlać mleko 2% do 9/10 wysokości (mleko jest w lodówce).

I już nie musisz za każdym razem tłumaczyć nowej osobie w zespole, która kawa, ile tej kawy, że nie słodzisz, że ma nie być pełny kubek, które mleko, itd. To tylko przykład, ale pokazuje jak działa taka prosta procedura.

Krok drugi: Musisz poznać mocne strony zespołu

Gwarantuję Ci, że młotek i gwoździe w moich rękach, to gwarancja spieprzonej roboty, bez względu na to jak dobrze byłaby napisana procedura 🙂 . Im szybciej sprawdzisz mocne i słabe strony zespołu, tym sprawniej robota będzie posuwać się do przodu. Jak można to sprawdzić? Dając proste zadania do wykonania, po których od razu wiadomo czy ktoś ma pojęcie o robocie.

WAŻNE: Delegujesz zadania po to, żeby zyskać czas na ogarnięcie innych zadań w pracy. Jeżeli człowiek/zespół kończy robotę, a i tak musisz wszystko sprawdzać i poprawiać...to kompletnie mija się z celem.

„Robota skończona? To tutaj macie kolejne zadania, a jak coś to procedury do tego są tu i tutaj.” - Koniec Twojego udziału w zadaniu. Jak pojawią się jakieś pytania lub wątpliwości to jako lider/szef/menadżer musisz wszystko wytłumaczyć i zaktualizować procedurę, aby w przyszłości tych pytań nie było 🙂 .

Które zadania powinno się delegować?

Wszystko to, co nie sprawia Ci frajdy i/lub przynosi firmie bezpośredni lub pośredni zysk. Podam Ci kilka przykładów z własnego podwórka:

Przykład I: Pisanie na blogu PrzemyslaneZarabianie.pl

Pisanie tutaj sprawia mi frajdę, ale nie przynosi - na ten moment - żadnych korzyści finansowych. Mógłbym to dać copywriterowi i zająć się czymś dającym firmie pieniądze, ale...w życiu nie chodzi tylko o hajs 🙂 . Dzięki delegowaniu zadań mam właśnie czas, żeby sobie tutaj popisać.

Przykład II: Wszystko co związane z księgowością

Przerażają mnie wszelkie kwestie związane z podatkami. Płacę za to firmie zewnętrznej i ona to ogarnia za mnie. Mi ogarnięcie tego zajęłoby znacznie więcej czasu i kosztowało mnóstwo stresu. Wydelegowałem to zadania i mam problem z głowy.

Przykład III: Copywriting dla Klientów

Wszystko ogarnia zespół copywriterów. Piszą znacznie szybciej ode mnie i lepiej. Ewentualnie mogę przygotować strategię pisania pod kątem sprzedażowym i SEO, ale to w wyjątkowych przypadkach. Ogarniają świetnie swoją robotę, więc tylko bym im przeszkadzał.

WAŻNE: Staraj się współpracować z ludźmi, którzy są jeszcze lepsi od Ciebie. To zajebisty komfort kłaść się spać z wiedzą, że robota jest ogarnięta na wysokim poziomie. Nie musisz znać się na wszystkim perfekcyjnie, żeby być dobrym liderem. To właśnie rolą lidera jest stworzyć zajebisty zespół.

Po to na samym początku zabawy w biznes jesteś takim człowiekiem-ośmiornicą, aby później tylko doglądać i nadzorować kluczowe elementy idealnie funkcjonującej machiny 🙂 .